Una de las competencias con más oportunidad de mejora que encontramos en los ejecutivos y ejecutivas es la planificación y organización del tiempo.

¿Qué entendemos por Gestión del Tiempo?

Es la capacidad para planificar, organizar y ejecutar actividades de forma eficiente, asegurando el cumplimiento de objetivos en los plazos establecidos.

Te mostramos algunas buenas prácticas para administrar eficazmente tu tiempo:

1. Establece prioridades claras (Basado en la Matriz de Eisenhower)

Haz primero lo importante y urgente. Lo que no es importante, elimínalo o delégalo.

• Ejemplo: Si tienes una reunión con un cliente clave y también 50 correos por responder, prioriza la preparación para la reunión.
• Consejo: Usa etiquetas como «Urgente», «Importante», «Puede Esperar» en tu agenda digital.

2. Bloques de tiempo: agenda tu día por bloques

Agrupa tareas similares y dedica tiempos fijos para cada una.

• Ejemplo: Bloquea de 9:00 a 11:00 para actividades estratégicas (planificación, decisiones clave), y de 4:00 a 5:00 para responder correos.
• Consejo: No respondas correos a cada rato, eso fragmenta tu atención.

3. Delega con criterio

No intentes hacerlo todo. Rodéate de personas capaces y entrénalas.

• Ejemplo: Si tienes que preparar una presentación, puedes delegar el diseño a alguien del equipo y tú enfocarte en el mensaje.
• Consejo: Delega con claridad: qué se espera, para cuándo y con qué estándares.

4. Di «no» de forma asertiva

Evita compromisos que no agregan valor a tus objetivos.

• Ejemplo: Si te invitan a una reunión que no requiere tu decisión, pregunta si es necesario que participes o puedes recibir solo el resumen.
• Frase útil: “Gracias por invitarme. ¿Podrías compartirme el acta después?”

5. Planifica la semana, revisa el día

Tómate 30 minutos el viernes o domingo para organizar tu próxima semana.

• Ejemplo: Incluye tus objetivos principales de la semana, reuniones clave, tiempo personal y bloqueos de enfoque.
• Consejo: Cada mañana, revisa tu agenda y ajusta según las urgencias reales.

6. Evita la multitarea

Concéntrate en una cosa a la vez. Tu mente trabaja mejor así.

• Ejemplo: Si estás escribiendo un informe, cierra el correo y el chat. Termina una parte antes de pasar a otra.
• Consejo: Usa la técnica Pomodoro: 25 minutos de trabajo + 5 minutos de descanso.

7. Ten tiempo para ti

Tu energía también es parte de la gestión del tiempo.

• Ejemplo: Programa pausas, come bien, duerme y ten momentos de desconexión.
• Consejo: Los líderes que se cuidan, cuidan mejor a sus equipos.